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Quadro para condução de reuniões

Preparação anterior

Defina hora, local, itens da pauta, pessoas a serem convidadas.Convide as pessoas e confira sua disponibilidade de data e horário.Reserve a sala onde acontecerão os trabalhos.Providencie cópias dos documentos e mande com antecedência para os participantes, pedindo-lhes para fazerem o mesmo.Leia os documentos enviados pelos demais participantes e anote suas dúvidas, perguntas e principais observações.Procure um pequeno texto ou poema interessante, capaz de inspirar os participantes a desenvolverem um bom trabalho.Prepare um flip-chart com os horários para cada item da pauta, incluindo períodos de pausa para café e/ou refeições.

Abertura e organização dos trabalhos

Esteja pronto para o início da reunião com antecedência mínima de 15 minutos.Receba os participantes de forma atenciosa.Faça uma leitura do texto escolhido, ouvindo, depois, os comentários dos demais.Apresente a pauta preparada esclarecendo o que espera fazer em cada ponto.Rodada inicial: peça para cada participante dizer como está chegando, que expectativas tem em relação à reunião e que acordos de funcionamento quer propor ao grupo (por exemplo quanto a telefonemas, fumo, sigilo, etc).Faça os ajustes necessários na pauta, incorporando as expectativas que os demais manifestaram e prepare um flip-chart com os demais acordos de funcionamento do grupo.Defina quem ficará responsável por escrever a ata da reunião e quem controlará o tempo.Procure criar uma boa atmosfera para que os trabalhos sejam iniciados.

Exame dos pontos da pauta

Para cada ponto da pauta percorra as seguintes etapas:

A) Etapa de formação de imagem
Faça - ou peça para a pessoa mais adequada fazer - uma introdução do assunto, recuperando o processo anterior até o ponto em que a questão se encontra no momento.Peça para os demais participantes dizerem o que sabem ou pensam sobre o assunto, procurando ouvir com atenção e abertura, fazendo perguntas de esclarecimento quando necessário.Procure fazer com que todas as informações existentes sobre o assunto sejam trazidas à luz, sem entrar em discussões sobre pontos de vista diferentes.

B) Etapa de formação de julgamento
Procure identificar os critérios que precisam ser considerados para a se chegar a conclusão ou se tomar uma decisão, procurando antecipar as possíveis conseqüências que elas poderão acarretar.Ouça as colocações dos demais participantes neste sentido e procure ajudar o grupo a identificar o que é essencial e o que pode ser relevado.

C) Tomada de decisões
Procure chegar a uma conclusão comum a todos ou, conforme o caso, escolha a melhor alternativa.Defina os encaminhamentos a serem dados: os passos a serem dados na seqüência, datas, prazos, contatos, etc. Marque a data do próximo encontro.Lembre-se de anotar a formulação final das conclusões e decisões tomadas em flip-chart para evitar mal-entendidos no futuro.

Avaliação

Faça uma rodada final, perguntando o que cada um aprendeu, o que poderia ser melhor ou o que deveria ser evitado numa próxima vez.

Recomendações Gerais

Recomendações Gerais Procure ajudar os participantes a se colocarem, evitando que alguns monopolizem a palavra e outros permaneçam calados.Faça resumos, certificando-se da compreensão correta sobre o que está sendo dito.Procure encaminhar a participação de todos na direção do objetivo a ser alcançado.

Autor: Mariângela de Paiva Oliveira - Instituto Fonte

Observação: Este roteiro traz dicas sobre as diferentes etapas de uma reunião e pode ajudar a transformar desencontros em melhores trabalhos em grupo.

Público alvo: F

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