Processo

Passo 1 - Construção do quadro de divisão de atribuições

Um facilitador deverá pregar duas folhas de flip chart na parede, com fita crepe.

Com o pincel atômico, construir um quadro nas folhas, da seguinte maneira:

Na 1 a coluna da esquerda, enumerar a lista de atividades que se quer identificar os graus de envolvimento ou de responsabilidade das pessoas. Na linha de cima, escreva os nomes (ou funções) das pessoas que se deseja identificar seu envolvimento ou responsabilidade. Veja exemplo no quadro abaixo.

Construir acordos entre as pessoas participantes quanto aos diversos graus de envolvimento possíveis para cada atividade.

Abaixo apresentamos algumas possibilidades de envolvimento:

• Decisão: a pessoa tem o poder de decidir sobre o que ocorre na atividade;
• Consulta: a pessoa é consultada, sua opinião é escutada, mas a pessoa não decide sobre a atividade;
• Informação: a pessoa nem é consultada nem decide sobre a atividade específica, é apenas informada sobre o que se decidiu.

Construir com o grupo o grau de envolvimento esperado de cada pessoa no processo decisório de cada atividade e assinalar, no quadro, o que foi combinado.

Passo 2 - Discussão e aprimoramento do quadro

É possível que as pessoas tenham divergências sobre qual deve ser o envolvimento de cada uma, e é possível que mais pessoas queiram se envolver em cada tarefa do que o necessário. Para se contornar tais situações, recomenda-se tomar alguns cuidados:

• Definir com o grupo quais critérios devem ser levados em consideração para a construção do quadro de atribuições. Alguns exemplos de critérios são:
• só pode decidir quem frequenta as reuniões;
• só é consultado quem tem formação específica na atividade em questão;
• realizar processos decisórios no menor tempo possível;
• etc.
• Ao se identificar uma divergência de idéias, sugere-se que cada parte apresente à outra os conceitos ou pressupostos que estão por trás de cada idéia. Deste modo, o grupo tem mais elementos para decidir a respeito da idéia em si, e pode se desconectar do "dono da idéia".

• Este é um processo dinâmico que envolve relações entre pessoas e também envolve relações de poder. É importante que ao longo deste exercício se cuide para que pessoas construam algo que lhes faça sentido e não se desmotivem ou desacreditem do processo, abandonando-o.

• Recomenda-se que, de tempos em tempos, se reavalie o funcionamento e a eficácia dos processos decisórios construídos, e se faça ajustes, melhorias, envolvendo-se o grupo que o construiu.