Processo

Passo 1 - Organização do trabalho

Antes de iniciar o uso da ferramenta o grupo deve se reunir e fazer alguns acordos quanto ao processo, do tipo:

- Tempo a ser investido (datas e horários);

- Local de trabalho;

- Quem deve participar;

- Coordenação dos trabalhos;

- Usar ou não um facilitador externo;

- Aonde se espera chegar;

- Condições para que as pessoas possam participar integralmente.

Pode-se fazer uma leitura conjunta das instruções de trabalho e adaptá-las à situação local.

Passo 2 - Construção da lista de tarefas

Construir um quadro com 3 ou mais colunas, colocando na primeira coluna da esquerda todas as atividades ou tarefas que precisam ser desempenhadas para o bom funcionamento da organização. Pode-se pedir às diferentes pessoas que digam o que vêm acontecendo e o que é necessário que aconteça, evitando repetir o que já foi dito. Pode-se distribuir tarjetas para cada uma das pessoas, pedindo que escrevam uma tarefa (ou atividade) por tarjeta. As tarjetas são apresentadas uma a uma, colocadas na primeira coluna, seguidas de esclarecimentos, se necessário. Depois que todas as tarjetas forem apresentadas, elas podem ser reordenadas por similaridade.

Passo 3 - Construção da lista de instâncias atual ou potencial

No título das colunas restantes, escrever os nomes instâncias (áreas, departamentos, colegiados, coordenações, unidades, núcleos etc.) aos quais se deseja atribuir responsabilidades e tarefas. Essas instâncias podem ser as já existentes, idéias novas a serem discutidas ou uma mescla das duas coisas. É importante fazer um acordo de que a colocação de um nome a priori (por exemplo, departamento de captação de recursos) não implica na sua criação, mas é apenas para que o trabalho possa ser criativo. A decisão só vai ser tomada quando o quadro estiver terminado e suficientemente discutido - é importante separar os momentos de criação e reflexão do momento de decisão.

Passo 4 - Preenchimento e refinamento do quadro

As tarefas devem ser então distribuídas entre as instâncias, simplesmente marcando-se um "X" na coluna específica. Por exemplo: a tarefa "representar a organização em congressos e fóruns" deve ser desempenhada pelo conselho ou pelo diretor executivo? Marca-se um "X" na escolha feita.

É possível que as pessoas tenham divergências sobre qual deve ser a instância responsável por uma tarefa e é possível que mais de uma instância deva se envolver numa mesma tarefa. Possivelmente está-se conformando uma chamada "zona cinza" de organograma e um cuidado especial é necessário. Na prática, as coisas não vêm em caixinhas ou quadradinhos e este tipo de situação é muito comum.

Para facilitar tais situações, recomenda-se:

• Esclarecer quais critérios estão sendo considerados;
• Explicitar quais conceitos ou pressupostos estão por trás de cada idéia;
• Levantar situações concretas em que pode haver confusão;
• Desenhar políticas e instrumentos para facilitar a cooperação entre duas ou mais instâncias.

Uma vez terminado o quadro pode-se fazer um esquema ou desenho que o represente, destacando as relações entre as diferentes instâncias.

Passo 5 - Teste das decisões tomadas

Antes de assumir o quadro como definitivo, é recomendável experimentar a nova forma de funcionamento por algum tempo (semanas ou meses). Deve ser feito um acordo quanto ao tempo de experimentação da estrutura construída e quanto à maneira como ela vai ser avaliada (quem vai participar, de que maneira etc.).

É preciso que haja uma comunicação oficial para todas as pessoas que vão ser afetadas por esse processo, para que possam contribuir com ele e entendê-lo.

Passo 6 - Avaliação e refinamento do organograma

Passado o tempo pré-acordado, é preciso desenhar um processo que permita a avaliação da estrutura adotada. Pode-se partir do princípio que todo desenho inicial é sempre imperfeito e que aperfeiçoamentos sempre serão necessários. É importante assegurar que as pessoas não sejam julgadas por problemas que porventura tenham acontecido na etapa de testes, mas sim criar um ambiente de aprendizagem e responsabilidade conjunta por eventuais erros, o que pode ser feito a partir de perguntas do tipo:

- Quais tarefas estão sendo desempenhadas por qual instância?

- O que não está sendo contemplado pelo novo organograma?

- Quem se sente confuso?

- Que tipos de problemas se referem a questões de forma?

- Que tipos de problemas se referem a questões de conteúdo?

- Como o organograma está afetando as relações entre as pessoas?

- O que está rígido demais?

- O que está "frouxo" demais?

- Quais são as formas que se vêm encontrando para lidar com eventuais problemas do novo desenho?

- O que aprendemos com os nossos erros?

Passo 7 - Escolha de coordenadores

Uma vez definidas as novas instâncias talvez seja preciso definir responsáveis primários por elas. Existem diversas formas para isso, desde uma decisão autocrática de alguém até uma eleição. Fundamental é ter clareza do processo decisório e seus fundamentos para isso.

Exemplo de Organograma prático